Hva er et bilag? Krav, eksempler og enkel forklaring

Hva teller som bilag?

Alt som dokumenterer en transaksjon: kvitteringer, inngående og utgående fakturaer, kontrakter, reiseregninger og lønnsslipper. Formen spiller ingen rolle, en PDF i e-posten er like gyldig som en papirkvittering. Det viktige er innholdet. Et bilag skal vise:

• Hva som er kjøpt eller solgt, tydelig beskrevet
• Beløp, inkludert MVA der det er aktuelt
• Dato for kjøpet eller salget
• Hvem som er selger og kjøper
• Et nummer eller en referanse som gjør bilaget sporbart

Hvorfor bilaget er alfa og omega

Uten bilag er føringen bare en påstand. Fradraget ryker ved bokettersyn, MVA-fradraget kan kreves tilbake, og regnskapet oppfyller ikke bokføringsloven. Nesten alle problemer små bedrifter får med Skatteetaten, koker ned til det samme: kjøpet var reelt, men dokumentasjonen var borte.

Rutinen som løser det, er enkel: få bilaget inn i regnskapsprogrammet med en gang det oppstår, ikke i en mappe, ikke i en skuff, og aldri «senere».

Ofte stilte spørsmål

Hva er et bilag, enkelt forklart?

Et bilag er dokumentasjonen bak en føring i regnskapet: kvitteringen, fakturaen eller kontoutskriften som beviser at transaksjonen faktisk skjedde. Ingen føring uten bilag.

Er en bankutskrift et godkjent bilag?

Ikke alene for kjøp. Utskriften viser at penger ble betalt, men ikke hva som ble kjøpt eller MVA-behandlingen. Til det trenger du kvitteringen eller fakturaen fra selgeren.

Hvor lenge må bilag oppbevares?

Hovedregelen i bokføringsloven er fem år. Digitale kopier er godkjent, så papirkvitteringer kan skannes eller fotograferes og lagres elektronisk.